Инструкция по ведению картотеки заключённых

 

 3. Остальные письма целесообразно разложить по датам поступления в Москву (на штемпеле). А затем прочитывать и обрабатывать в порядке поступления.

При прочтении письма одновременно оно должно быть оформлено в карточке:

1. На конверте (на лицевой стороне) ставится порядковый номер письма по карточке

2. В карточке после порядкового номера письма по карточке, в скобках ставится порядковый номер по журналу регистрации писем, дата написания письма (или дата на штемпеле, если в письме дата не указана) и очень коротко основные сведения содержащиеся в письме: существенные обстоятельства жизни, вопросы, просьбы и так далее.

 

В дальнейшем, в карточке записываются:

1. Какие действия предполагается (записывается карандашом) совершить по этому письму (дать стандартный ответ, ответить письмом, послать посылку, и так далее).

2. Когда и кем был дан ответ на письмо, послана посылка (записывается чернилами).

3. Кому передано письмо и с какой целью (записывается карандашом). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ставится в правом нижнем углу конверта, справа от индекса места назначения.

 

Пошаговая Инструкция по первичной обработки писем

 

1. Вскрыть конверт, обрезав с левой стороны.

2. Вынуть письмо из конверта и найти дату написания письма, если даты нет, то посмотреть дату на штемпеле (лицевая сторона письма).

3. Записать дату письма (см. п. 2) на лицевой стороне письма в правом нижнем углу конверта, справа от индекса места назначения.

 

Организация помощи