Инструкия по ведению журнала регистрации писем от заключённых

1.1. Разложить все полученные письма так, чтобы фамилии располагались в алфавитном порядке.

1.2. Записать в журнале дату получения партии писем (как заголовок)

1.3. В первой графе записать порядковый номер письма (следующий после последнего номера предыдущей партии за этот год).

1.4. Взять первое по алфавиту письмо и на нем в левом верхнем углу (где пишется адрес отправителя) написать регистрационный порядковый номер письма по журналу (см. п. 1.3.).

1.5. В журнале, справа от номера (п. 1.3.), пропустив графу для даты написания письма, дальше на строке написать первую фамилию и инициалы корреспондента (от кого получено письмо).

1.6. В следующей графе записываются краткие данные учреждения откуда пришло письмо (например: 220/1, 4 отр; ИК-7, отр. 3; ГУ МОБ, 220/2, отр. 5; ЛИУ-4, отр. 1 и т. п.).

1.7. В следующей графе (до конца страницы) записывается, что просят в письме (заполняется на следующем этапе обработки корреспонденции).

1.8. После того, как все письма зарегистрированы, переходят к первичной обработки писем, при этом в процессе их распределения по категориям и передаче участникам переписки и помощи заключённым от воскресной школы, заполняются остальные графы журнала регистрации (см. Инструкцию по первичной обработке писем)